Máy chấm công là thiết bị không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện nay giúp quản lý thời gian làm việc, giờ công của nhân viên một cách chính xác và hiệu quả. Tuy nhiên, như bất kỳ thiết bị điện tử nào khác, máy chấm công “thi thoảng” cũng có thể gặp lỗi.
Để không ảnh hưởng đến doanh nghiệp, người quản lý hoặc người sử dụng máy chấm công cần có sự hiểu biết và kỹ năng nhất định để xử lí kịp thời. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 5 lỗi máy chấm công thường gặp và cách khắc phục nhanh nhất.
1. Lỗi máy chấm công bị khóa bàn phím, báo lỗi Authentication Failure
Máy chấm công báo lỗi “Authentication failure” và khóa bàn phím là một trong những lỗi thường gặp nhất trên máy chấm công.
Dấu hiệu cơ bản để nhận biết lỗi máy chấm công bị khóa bàn phím là:
- Không thể thao tác bất cứ phím nào trên máy chấm công.
- Mất dấu vân tay, mất đăng ký vân tay, không thể chấm công.
Nguyên nhân:
Do tải và cài đặt nhầm phần mềm lậu từ các nguồn không tin cậy trên mạng, thường xảy ra đối với phần mềm Wise eye on.
Việc sử dụng phần mềm chấm công không rõ nguồn gốc không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất của máy chấm công mà còn có thể tạo ra những lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin cá nhân của người dùng.
Cách khắc phục:
Người dùng cần liên hệ với nhà cung cấp nếu còn bảo hành hoặc đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp để kiểm tra và sửa chữa máy chấm công một cách an toàn và hiệu quả.
2. Lỗi máy chấm công không kết nối với máy tính
Lỗi kết nối máy chấm công với máy tính là một trong những lỗi phổ biến khác mà người dùng thường gặp trong quá trình sử dụng máy chấm công gây ra nhiều bất tiện cho công ty, ảnh hưởng đến việc quản lý nhân sự.
Nguyên nhân:
- Lỗi dây mạng: Dây mạng bị đứt, hỏng hoặc không được cắm chắc chắn vào máy chấm công và máy tính.
- Lỗi cài đặt máy chấm công: Địa chỉ IP của máy chấm công không trùng khớp với địa chỉ IP mà bạn đã khai báo trong phần mềm chấm công.
- Lỗi phần mềm chấm công: Phần mềm chấm công bị lỗi hoặc chưa cài đặt đúng cách.
Cách khắc phục:
Để khắc phục lỗi máy chấm công này, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Kiểm tra dây mạng: Đảm bảo rằng dây mạng được cắm chắc chắn vào máy chấm công và máy tính, không bị đứt, hỏng. Bạn có thể thử sử dụng một dây mạng khác để kiểm tra.
- Kiểm tra địa chỉ IP của máy chấm công: Để kiểm tra địa chỉ IP của máy chấm công, bạn có thể vào menu của máy chấm công, chọn mục “Cài đặt mạng”. Địa chỉ IP của máy chấm công thường có dạng 192.168.x.x. Bạn cần ghi nhớ địa chỉ IP này.
- Kiểm tra cài đặt phần mềm chấm công: Mở phần mềm chấm công, chọn mục “Cấu hình”. Trong mục “Cấu hình mạng”, bạn cần nhập địa chỉ IP của máy chấm công. Địa chỉ IP này phải trùng khớp với địa chỉ IP mà bạn đã kiểm tra ở bước 2.
- Kiểm tra phần mềm chấm công: Nếu bạn đã cài đặt phần mềm chấm công từ một nguồn không uy tín, hoặc cài đặt không đúng cách, có thể dẫn đến lỗi kết nối. Bạn nên kiểm tra lại phiên bản phần mềm chấm công, hoặc cài đặt lại phần mềm.
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm Wise eye on, tham khảo bài viết chi tiết sau: Lỗi kết nối máy chấm công wise eye on 39
3. Lỗi máy chấm công bị treo
Máy chấm công bị treo là tình trạng máy chấm công không thể hoạt động bình thường, bị đơ, không thể thực hiện các thao tác như chấm công, xem dữ liệu,…
Nguyên nhân:
- Nóng máy do chạy liên tục do phải xử lý nhiều dữ liệu
- Bộ nhớ bị đầy, máy chấm công không thể lưu trữ thêm dữ liệu mới
- Trong những giờ cao điểm, có nhiều nhân viên cùng chấm công cùng một lúc, dẫn đến loạn máy, máy xử lý không kịp
Cách khắc phục:
- Hãy thử tắt máy và khởi động lại. Nếu vẫn gặp sự cố, bạn ngắt kết nối nguồn điện và sau đó kết nối lại.
- Kiểm tra và xóa các dữ liệu không cần thiết hoặc lỗi để giải phóng không gian lưu trữ cho máy chấm công.
- Phân chia thời gian chấm công của nhân viên thành các nhóm nhỏ để tránh tình trạng đồng loạt chấm công, giúp máy xử lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn.
4. Lỗi máy chấm công bị mất dữ liệu
Khi tổng hợp dữ liệu trên phần mềm quản lý, màn hình máy tính của bạn hiện thông báo lỗi kết nối. Lỗi này gây ra mất dữ liệu, ảnh hưởng đến tính chính xác của quá trình chấm công và dữ liệu để tính lương, thưởng của nhân viên.
Để xác định xem lỗi máy chấm công có mất dữ liệu hay không, bạn có thể nhận biết thông qua một số dấu hiệu sau đây:
- Dữ liệu chấm công không hiển thị trên phần mềm quản lý chấm công, người sử dụng không thấy dữ liệu của nhân viên hoặc dữ liệu bị thiếu sót.
- Dữ liệu chấm công bị sai lệch về thời gian, địa điểm,…
Nguyên nhân:
- Hỏng hóc, hư hại các linh kiện bên trong máy chấm công như ổ cứng, bộ nhớ RAM,…
- Lỗi cài đặt phần mềm máy chấm công
- Người sử dụng thao tác sai cách, chẳng hạn như xóa nhầm dữ liệu, cài đặt sai chế độ,…
Cách khắc phục:
Tùy thuộc vào nguyên nhân gây ra lỗi, bạn có thể áp dụng các cách khắc phục sau:
- Nếu lỗi do phần mềm, bạn có thể thử khởi động lại máy chấm công hoặc cài đặt lại phần mềm.
- Thường xuyên sao lưu dữ liệu từ máy chấm công sang máy tính hoặc máy chủ, đảm bảo rằng dữ liệu sẽ không bị mất khi máy chấm công gặp sự cố.
- Nếu máy chấm công đã bị mất dữ liệu, liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ khôi phục dữ liệu hoặc thay thế máy chấm công mới.
- Nếu hỏng hóc do phần cứng, bạn nên liên hệ với đội ngũ kỹ thuật có tay nghề cao để kiểm tra toàn bộ các linh kiện bên trong máy chấm công để xác định xem có linh kiện nào hỏng hóc, hư hại không.
5. Lỗi máy chấm công bị đầy bộ nhớ
Bộ nhớ máy chấm công bị đầy sẽ hiện thông báo là: “Lỗi! Dữ liệu ATT vượt quá phạm vi cho phép”, dẫn đến việc không thể lưu trữ được thông tin chấm công mới, từ đó ảnh hưởng đến quá trình quản lý chấm công và tính chính xác của dữ liệu.
Cách khắc phục:
- Nếu bộ nhớ máy chấm công đã đầy, hãy xóa bỏ các dữ liệu không cần thiết để giải phóng dung lượng bộ nhớ máy chấm công.
- Thường xuyên sao lưu dữ liệu từ máy chấm công sang máy tính hoặc máy chủ hoặc thiết bị lưu trữ khác như USB, thẻ nhớ,… nhằm đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Quá trình này giúp ngăn chặn mất mát dữ liệu khi máy chấm công gặp sự cố và đồng thời giữ lại dữ liệu cũ để có thể đối chiếu khi cần thiết.
- Nếu máy chấm công của bạn có thể nâng cấp dung lượng bộ nhớ, bạn có thể thực hiện nâng cấp để giải phóng dung lượng.
Kết luận.
Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về 5 lỗi thường gặp trên máy chấm công và cách khắc phục chúng. Hiểu rõ về những sự cố này sẽ hỗ trợ người quản lý hoặc người sử dụng máy chấm công có thể đối phó với các tình huống khẩn cấp một cách kịp thời và hiệu quả.
Tuy nhiên nếu những biện pháp khắc phục trong bài viết không giải quyết được vấn đề, hãy liên hệ với Digital Tech – đơn vị cung cấp giải pháp lắp đặt và sửa máy chấm công uy tín, chuyên nghiệp để được hỗ trợ kỹ thuật tận nơi.
